1. Registro ante la DIAN
Para registrarse como facturador electrónico, la DIAN envía un acceso a su página web a través del correo electrónico en el RUT, el agroempresario debe reenviar el acceso a Arco para poder registrarlos como facturadores e inscribir nuestro software.
- Para este paso, el agroempresario debe tener el correo electrónico en el RUT actualizado con un correo al cual tenga acceso fácilmente.
- En caso de no tener el acceso al correo electrónico, el agroempresario debe solicitar cita en la DIAN para actualizar su RUT.
2. Solicitud del certificado digital y creación del sitio NUBE
Para la solicitud de certificado digital y la creación del sitio NUBE, se requiere únicamente tener todos los documentos requeridos de los agroempresarios.
Arco realiza el procedimiento interno de solicitud del certificado digital. Una vez esté aprobado, hace los ajustes del certificado para su correcto funcionamiento en la plataforma de Arco y de la DIAN.
3. Elaboración de pruebas requeridas por la DIAN
Arco diseña el ambiente de pruebas que solicita la DIAN, con el fin de demostrar que el software cumple con las condiciones técnicas de expedición de la factura electrónica. El ambiente de pruebas consiste en enviar facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información ficticia.
Cuando Arco finaliza este proceso y las pruebas son aceptadas, el agro - empresario ya cumple con las condiciones para inscribir la responsabilidad 52 en el RUT y solicitar la numeración de facturación.
4. Inscripción de la Responsabilidad 52 en el RUT
Al terminar el proceso de pruebas exitosas, el agroempresario ya se encuentra habilitado y con la obligación de facturador electrónico. Arco ingresa de nuevo a la página de la DIAN para establecer la fecha de inicio a Facturar Electrónicamente, y en esa fecha automáticamente se hará la actualización del RUT, registrando la responsabilidad 52 – Facturador Electrónico.
Para este paso, el agroempresario debe tener nuevamente acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
5. Solicitud de numeración de facturación
Para solicitar la numeración de facturación, se requiere ingresar al usuario registrado en la plataforma de la DIAN (MUISCA), se debe contar con la clave que asignaron en la DIAN para esta plataforma.
- Para este paso, el agroempresario debe recordar su clave de acceso a la DIAN.
- En caso de no recordarla, es posible recuperarla a través del correo electrónico inscrito en el RUT.
Una vez se logra el acceso a la plataforma, se solicita la numeración de facturación de tipo electrónica. Este proceso genera un borrador del documento, el cual debe ser firmado electrónicamente, y posteriormente genera el documento definitivo que también debe ser firmado.
6. Firma electrónica de la numeración de facturación
La firma electrónica de los documentos se genera mediante la firma digital de cada agroempresario. Para generar la firma, la DIAN envía un código electrónico al correo electrónico registrado en el RUT y solicita la clave de la firma digital.
- Para este paso, el agroempresario debe recordar su clave de la firma digital y tener acceso nuevamente al correo electrónico registrado en el RUT.
- En caso de no recordar la clave de la firma digital o no tener firma digital debido a sus obligaciones tributarias, el agroempresario debe solicitar cita en la DIAN para actualizar el RUT y solicitar su firma digital.
7. Vinculación de la numeración de facturación
Para vincular la numeración de facturación, la DIAN envía un acceso al correo electrónico registrado en el RUT para ingresar a vincular la numeración al ambiente de producción de los agroempresarios. El agroempresario debe reenviar el acceso a Arco para poder realizar este proceso.
- Para este paso, el agroempresario debe tener acceso nuevamente al correo electrónico registrado en el RUT.
8. Configuración de la conexión ARCO-DIAN
Arco realiza el procedimiento interno para configurar la conexión entre nuestro software y la plataforma de la DIAN.
9. Implementación de los servicios WEB
Arco realiza el procedimiento interno para finalizar el proceso de implementación de los productores y realiza la capacitación acerca de cómo utilizar el servicio:
A. El agroempresario podrá entregar copia de su certificado como facturador electrónico a su comprador con la respectiva carta de autorización.
B. El agroindustrial se deberá comunicar con ARCO365 BPO-F.E para obtener acceso al portal de facturación y para recibir la capacitación y asistencia técnica permanente (5x8) SIN COSTO.
C. Por último tendrá derecho a que cualquier comprador le solicite el software ARCO365 BPO facturacion electrónica GRATIS para que le solicite facturación electrónica automatizada en los formatos: API (webservice), Planilla excel, APP móvil.
D. Luego de este sencillo trámite, los Agroindustriales compradores obtendrán fácil y automáticamente la factura electrónica correspondiente a cada transacción que realicen con el agroempresario.
10. Agroempresario facturando electrónicamente
En este último paso, el agroempresario ya se encuentra habilitado como facturador electrónico validado por la DIAN. Arco certifica a cada uno como facturador electrónico:
- Una vez el agroempresario tenga su servicio activado y en producción ARCO entregará un certificado donde garantiza la emisión de la factura en modo automático como respuesta a la solicitud del comprador AUTORIZADO para utilizar el servicio, así como la vigencia del Certificado digital y de la resolución de facturación.
- Cada año el agroempresario deberá renovar su inscripción y su contador debe solicitar el servicio de la mesa de ayuda para tramitar una nueva resolución, la habilitación de la actual cuando termine la vigencia de este o la adquisición de un nuevo certificado digital.
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