1. Al seleccionar la opción "Descargar Formatos" se podrán descargar los formatos con la estructura definida de como deben ser diligenciados, según las especificaciones y anexos técnicos entregados para cada uno de los formatos.

Se descargará un archivo RAR/ZIP, el cual incluye, la estructura de cada uno de los formatos en archivos Excel, deben ser extraidos en una carpeta de su equipo y que le permita recordar su ubicación para subirlas posteriormente al sistema.

Seleccione cualquiera de los formatos que desea diligenciar, se presentarán los campos requeridos para dicho formato en color blanco y los que no son necesarios, en color gris, ésto debido a que las estructuras de los diferentes formatos son estándar, pero se diferencian en lo que es requerido o no para su correcto diligenciamiento, es decir, existen formatos en los que no son necesarios el nit, como el 1011 y 1034 o formatos que no contienen concepto como 1005, 1006, entre muchos otros ejemplos.

• Si desea reducir la vista de las columnas en los formatos, para facilidad de manejo del archivo o simplemente para no visualizar las que no son necesarias, debe marcar las columnas que no desea mantener, dar clic derecho y seleccionar la opción OCULTAR.

Al ocultar las columnas, se debe reducir el tamaño de las mismas en su totalidad, como se muestra en la imagen anterior, pero mantiene la secuencia de las columnas entre una y otra, es decir, para éste ejemplo, pasa de la K a la AB, y se ocultó de la columna L en adelante.

Además, puede añadir varias hojas en los archivos Excel, para llevar un control de información que es requerida, notas, fórmulas, etc, pero tenga en cuenta que la información que siempre tomará el sistema para ser importada, es perteneciente a lo que hay en la hoja #1.

En éste caso, se define una hoja "Notas" para llevar pequeñas notas informativas de como llenar el formato, pero toda la información para importar, se tomará de la hoja "1001".

Al finalizar el diligenciamiento de los formatos, recuerde eliminar las filas que no pertenezcan a los títulos de las columnas, de la siguiente manera:

De ésta manera, ya puede guardar el archivo del formato y proceder al proceso de importación.

Recuerde ingresar a Importación de Datos > 02. Registros

1. Para iniciar el proceso de carga de archivo de formatos, debe seleccionar la opción "Examinar..."

Al momento de subir el archivo, se debe ver una barra de progreso color verde, con el nombre del archivo, además, debe aparecer al costado superior derecho de su pantalla, el mensaje de confirmación "El archivo xxxxx se subió correctamente" en color naranja.

1. Finalmente, se debe iniciar el proceso de importación, seleccionando el botón "Importar".

Posterior a ello, se mostrará una barra de progreso indicando el porcentaje de avance de la importación.

Si la importación es satisfactoria, el título de la barra de progreso, debe informar que el "Proceso fue finalizado, se importaron xxxx de xxxx registros.", de lo contrario, el sistema descargará un archivo Excel, con los posible errores e incosistencias encontradas y debe verse de la siguiente manera:

De ésta manera, los registros de formatos que no presentaron ninguna inconsistencia, deben estár en el sistema y pueden ser verificados, ingresando al Módulo de Procesos > Ingreso de Registros, mientras que los datos que presentaron problemas al subir, deben ser verificados para importarlos nuevamente en al sistema.