Este capítulo es para el momento en que se agota la numeración de tu resolución de facturación electrónica o en caso de vencimiento, en donde deberás solicitar una nueva resolución de facturación electrónica y vincularla en ArcoGo y Ruttas
1. Solicitar una nueva resolución de facturación electrónica
El proceso es exactamente el mismo que realizaste la primera vez, aquí te lo recordamos:
La DIAN cuenta con un servicio en línea donde puedes autorizar, habilitar e inhabilitar numeraciones para facturar, disponible para todas las modalidades de facturación: por papel, computador y máquina registradora POS, o electrónica el cual es el caso del presente manual
Ingrese a la DIAN
Debe ingresar al portal de la DIAN mediante el enlace www.dian.gov.co, por los exploradores Google Chrome o Mozilla Firefox, y en el menú de portales en la opción de portal transaccional seleccionar la opción de usuario registrado
Ingrese su información
Ingrese los datos de su cuenta de usuario registrado en los servicios en línea de la entidad, seleccione a nombre propio si es persona natural o NIT si es persona jurídica, según el caso.
Portal MUISCA de la DIAN
Una vez hemos ingresado en el MUISCA, se debe ingresar a la numeración de facturación para poder realizar dicha solicitud.
Encontrará dos rutas de acceso para numeración de facturación:
Ruta A: página principal – destacados del mes – numeración de facturación
Ruta B: menú desplegable izquierda – numeración de facturación
Solicitar numeración de facturación electrónica
El sistema lo va a dirigir a una pantalla en blanco con un menú desplegable al costado izquierdo, en donde seleccionaremos la opción numeración de facturación – solicitar numeración de facturación
Verificación de información
En este paso el sistema diligencia automáticamente la información del contribuyente, se debe verificar que esté correcta y seleccionamos la opción ingresar
Rangos de facturación
Una vez ingresamos a la numeración de facturación, se debe solicitar la autorización o habilitación de rangos, dependiendo del caso:
Autorización de rangos: Cuando se requiere solicitar nuevos rangos de facturación
Habilitación de rangos: Cuando se ha vencido el rango de facturación pero aún hay disponibilidad de numeración. En este caso, se prorrogará la validez de la fecha de vencimiento
Solicitud de Autorización de Rangos
1. Prefijo: En esta casilla el prefijo debe ser siempre el mismo, pues la DIAN lleva los consecutivos por prefijjo y por numeración.
Si se desea cambiar de prefijo, el rango de numeración debe comenzar desde 1, debido a que será un nuevo prefijo de facturación.
2. Tipo de facturación: En esta casilla se debe seleccionar el tipo de facturación para la cual se está solicitando el rango. De esta manera, en este caso se selecciona la opción electrónica.
En esta casilla se encuentra una opción de talonario por contingencia FE, el cual tiene un prefijo y una numeración independiente, y es utilizada en caso de que el sistema de la DIAN tenga dificultades para recibir las facturas electrónicas.
Es importante tener en cuenta que en caso de que la DIAN tenga demoras en la recepción de facturas, en Arco Sistemas pueden continuar realizando las facturas y las mismas quedan guardadas para ser enviadas automáticamente hasta que la DIAN las reciba
3. Rango Desde - Rango Hasta: En esta casilla se debe diligenciar el rango de facturación a solicitar.
Es importante tener en cuenta que es el sistema de la DIAN el que decide la cantidad de facturas a autorizar en dicho rango de facturación.
Se debe estar pendiente del momento en que se completa la numeración de cada resolución de facturación, pues si la numeración está por terminarse y se deben realizar más facturas, el sistema no lo va a permitir y el presente proceso toma alrededor de una hora u hora y media.
El sistema tanto de la DIAN y RUTTAS, no van a permitir generar un rango de facturación que ya haya sido utilizado.
4. Una vez se diligencia toda la información se debe seleccionar la opción agregar.
Generación Resolución de Facturación
El primer paso que se debe realizar es guardar el borrador, para esto, seleccionamos la opción borrador, el sistema muestra el mensaje: El documento ha sido guardado de forma exitosa
Borrador Solicitud sobre Numeración de Facturación
Generación y firma del documento definitivo
Una vez generado el documento borrador, se selecciona la opción definitivo para generar el documento y realizar la firma digital del mismo.
Para realizar la firma digital del documento el sistema de la DIAN genera un código electrónico que es enviado al correo electrónico registrado en el RUT, una vez se genera dicho código se debe digitar en los campos junto con la contraseña de la firma digital.
Se selecciona la opción de firmar para ejecutar la firma de dicho documento electrónicamente.
Si la firma se ejecuta correctamente, el sistema muestra el mensaje: El documento ha sido guardado de forma exitosa.
Posterior a la ejecución exitosa de ese documento, se debe firmar nuevamente de la misma forma que se explicó previamente.
Documento definitivo: Autorización Numeración de Facturación
Para validar que se está en el documento final y aprobado por la DIAN debe buscar el sello de firmado y la fecha de acuse de recibido.
UNA VEZ SE FINALIZA ESTE PROCESO SE DEBE ESPERAR APROXIMADAMENTE UNA HORA PARA PODER REALIZAR LA VINCULACIÓN DE LA RESOLUCIÓN EN LA DIAN Y EN ARCO SISTEMAS
2. Vinculación de la nueva resolución en la DIAN
En este paso, debemos asociar la nueva resolución a nuestro software de facturación ante la DIAN
Ingrese a la DIAN como facturador electrónico
Para vincular la nueva numeración de facturación es necesario ingresar al portal de la DIAN a través del enlace dian.gov.co, en la opción Facturando electrónicamente
Ingrese su información
Ingrese los datos de su cuenta de usuario registrado en los servicios en línea de la entidad, seleccione a nombre propio si es persona natural o NIT si es persona jurídica, según el caso.
Acceda a través de su correo electrónico
El sistema de la DIAN enviará una ruta de acceso al correo electrónico que tiene registrado en el RUT. A través de ese correo usted podrá ingresar para continuar el proceso.
Recuerde que esa ruta de acceso únicamente es válida por 60 minutos.
Al acceder a través del correo electrónico, nos lleva a la página principal del ambiente de producción de facturación electrónica.
¿Cómo asociar los prefijos?
Una vez estamos en el ambiente de facturadores, es necesario asociar los prefijos de la nueva resolución de facturación electrónica
Para asociar los prefijos, debemos seleccionar nuestro software y el nuevo prefijo que aparecerá automáticamente.
De esta manera, esta numeración ya se encuentra asociada y lista para ser vinculada en el sistema de Ruttas
3. Vincular en ArcoGo la nueva resolución
En este paso debemos vincular nuestra nueva resolución al documento de factura en ArcoGo
3.1. Ingresamos a ArcoGo y vamos al menú de configuración > Reso. Facturación. Aquí nos va a aparecer nuestra nueva resolución
3.2. Una vez aparezca nuestra nueva resolución, vamos a asociarla al documento de factura. Vamos al menú de configuración > Config. Documentos
3.3. Seleccionamos el Doc. Factura o Comprobante de Venta en donde debemos seleccionar la nueva resolución
4. Vincular la nueva resolución en Ruttas
En este último paso, debemos agregar la nueva resolución en nuestro módulo administrativo de Ruttas
4.1. Extraer información de la resolución de facturación
Necesitamos agregar la resolución de facturación electrónica a ruttas, por lo que requerimos que la información sea la misma que hay en la plataforma de ArcoGo!
Recuerda que nuestra plataforma es 100% web y 100% nube, podrás ingresar desde cualquier dispositivo con conexión a internet
Para ingresar a nuestra plataforma de facturación electrónica puedes hacerlo siempre a través del enlace de:
go.arco365.com
4.1. Una vez hayas ingresado al enlace de go.arco365.com, deberás introducir tu información de acceso
4.2. En el menú de la izquierda, ingresar a la opción de Configuración, seguido de Resoluc. Facturación, ahí vamos a encontrar nuestra resolución de facturación con los datos que requerimos para vincular en ruttas
4.3. De esta manera, vamos a copiar y pegar la siguiente información en nuestra plataforma de ruttas:
4.3.1. En Ruttas, vamos a CREAR nuestra nueva resolución:
4.3.2. Cuando ingresamos a crear una nueva resolución encontraremos la siguiente pantalla para diligenciar la información, en donde coincidirá con la información de ArcoGo
1. Número de resolución y resolución prefijo: En este punto, el número de la resolución de ArcoGo lo vas a dividir en dos, el prefijo serán los primeros 4 números (1876), y el número de resolución serán los siguientes números (1234567890)
2. Prefijo: Corresponde a las letras asignadas como prefijo para la resolución.
3. Tipo de facturación: Corresponde a Factura Electrónica.
4. Fac Fecha: Corresponde a la fecha inicial de la resolución.
5. Fecha Hasta: Corresponde la fecha final de la resolución (cuando se cumple esta fecha debes emitir una nueva y volver a crearlas en Ruttas).
6. Confirmar o cancelar: Una vez terminada la información podemos confirmar para guardar o cancelar para eliminar.
Toda la información anterior debe coincidir con la información que se encuentra en ArcoGo.
4.3.3. Una vez confirmamos la información, debemos establecer el número INICIAL, FINAL y ACTUAL de nuestra factura. Seleccionamos la resolución que acabamos de crear y damos click en el botón de lápiz para editar
5. Vincular la Resolución en Ruttas
En este paso, vamos a vincular la resolución que creamos en la plataforma de Ruttas
5.1. Debemos ingresar a administración > activaciones > general, para poder configurar el NIT o cédula de nuestra empresa
EL NIT O CÉDULA DEBE COINCIDIR CON EL CREADO EN ARCOGO, SIN DÍGITOS DE VERIFICACIÓN
5.2. Posteriormente, la vamos a asociar en activaciones > fiscales, en donde vamos a buscar el número de la resolución y seleccionamos guardar.
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